Valikko Sulje

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Suomen Kotidata Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018. Viimeisin muutos 15.06.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Kotidata Oy (jäljempänä Kotidata)
Y-tunnus: 2194421-1
Yhteystiedot: Ahlmaninkatu 2 E, 40100 Jyväskylä
info(at)kotidata.fi
Vaihde: 040 750 7550

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö, lisätiedot ja oikaisupyynnöt

Yhteyshenkilö: Jaakko Kleimola
Vaihde: 040 750 7550
Sähköposti: info(at)kotidata.fi

3. Toiminnassa käytettävä rekisteri

Suomen Kotidata Oy:n asiakastietorekisteri, johon on tallennettu Kotidatan aiempien ja nykyisten asiakkaiden tietoja. Asiakkaat ovat yrityksiä ja yksityishenkilöitä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään sovittujen palvelujen tuottamiseen, palvelujen ja tuotteiden toimittamiseen asiakkaalle, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen, laskutukseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin.

Tietoja käytetään myös mainontaan, markkinointiin, suoramarkkinointiin ja markkinoinnin kohdistamiseen asiakkaille. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Kotidata käyttää rekisteriä myös informointitarkoituksiin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Kotidata pidättää oikeudet poistaa tarpeettomaksi näkemiään tietoja rekisteristä.

5. Rekisterin tietosisältö

Suomen Kotidata Oy:n asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja:

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Yrityksen nimi ja y-tunnus
  • Www-sivustojen osoitteet
  • Yhteystiedot:
    o  Osoitetiedot
    o  Puhelinnumero
    o  Sähköpostiosoite
  • Asiakasnumero
  • Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
  • Tietojen luontia ja päivittämistä koskevat päivämäärätiedot
  • Asiakashistoria (esim. yhteydenotot asiakkaaseen)
  • Tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • Asiakaspalautetta koskevat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti kun henkilö tulee Kotidatan asiakkaaksi. Tiedot kerätään pääsääntöisesti suullisesti tai kirjallisesti toimipisteellä, puhelimessa, asiakkaan tiloissa tai muissa tilanteissa esim. messuilla, ja sähköisesti www-sivujen yhteydenottolomakkeen tai ajanvarausjärjestelmän kautta.

Asiakaspalautetta kerätään sähköisen kyselylomakkeen kautta siihen tarkoitetulla kolmannen osapuolen ohjelmistopalvelulla.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille liiketoiminnan kehittämiseen liittyvissä asioissa kuten analytiikan tuottaminen liiketoiminnan ja palveluiden kehittämiseksi sekä taloushallintoon ja laskutukseen/perintään liittyvissä asioissa.

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kotidata käsittelee tietoja turvallisella ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kotidatan asiakasrekisterin tietoturvallisuus ja henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Rekisterissä olevia tietoja käsittelevät ainoastaan käyttäjätunnuksin valtuutetut henkilöt.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä järjestelmien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot. Pyyntö on toimitettava kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisteröityjä informoidaan tietojen käsittelystä pitämällä tämä rekisteriseloste saatavilla yrityksen toimitiloissa ja verkkosivuilla.

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Ratkaisevaa tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa on tiedon käyttötarkoitus eli asiakassuhteen hoito.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinoinnissa, profiloinneissa, etämyynnissä, markkina- ja mielipidetutkimuksissa. Pyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen info@kotidata.fi.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa).